なぜ私の指示が正確に伝わらないのか?
あなたは日頃こんな不平不満を抱えていませんか?
上司の指示はいつも意味不明。
ウチの指導者・リーダーは滑舌も良く、言語明瞭なのに、何を言っているのか?実は分からない。
指導者になって初めて気づいた。
部下、部員、生徒、後輩の動きが悪い。指示が伝わっていない気がする。
上司、部下、先輩、後輩、指導者、生徒。いずれの立場になっても、このような悩みを抱えたことは誰にでもあるはずです。
ではどうすれば良いのでしょうか?
人は自分の都合の良いようにしかあなたの話を聞いていない。
人間にはさまざまな思い込みがあります。
いまあなたの話を聞いている人は常にその人のこれまでの経験、無意識の習慣、そして様々な思い込みに縛られています。
結果、このような症状があられます。
A=Aだと伝えたはずなのに、なぜかA≠Bと理解した人がいる。
A≒A’だと注意して伝えたのに、全く同じだと誤解する人がいる。
いつも自分自身に問いかけておきたいこと
伝えたい情報や指示を自分が話したいように伝えていても、相手の心には届かないのだと自覚することから始めましょう。
人は興味や関心のある内容だけを「自分の聞きたいように、聞きたいだけしか、相手の話を聞いていない」のです。
そして、誰もが自分自身の利益を最優先する。
だから、自分の利益に都合の良いように知りたいことだけを聞いている。
まずはこうした人間の本質、認知の仕組みに気づくことが重要です。
加えて言えば、指示や情報を正しく伝える技術を磨く時にこの基礎知識が必要不可欠なのです。
上手く伝えるために正しく情報を整理し、指示も明確に伝わるツールを活用し、メソッドを身につけることがとても大切なことになってきます。
指導的立場になったあなた!こんなことをしていませんか?
やってはいけない四か条
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部下、部員の名前をよく間違える
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「目の前の相手」と目をそらしながら話している。
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怒りや負の感情に引きずられて、怒鳴る、注意する。
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感謝を明確な表現で伝えていない。
どんな人にとっても「自分の名前」はこの世で最も重要な単語なのです。
私の経験でも、20代後半、30代前半、名前をよく間違って言われました。
難読漢字でもないのに。
しかしその相手は毎回人の名前を間違えていました。
結果、あれから35年(苦笑)。幸いにもその方は私の視界には入ってきません。
絶対間違えていけない「相手の名前」。
「肩書き」を大切にする人には「役職」などの名称を間違えてはならないのです。
どんな話をする時も、相手の求めているモノをしっかり見極めることが大切です。
どうやって相手の求めているモノを見極めれば良いのか?基本の6か条。
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聞き上手になること。
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東洋的な礼儀作法を守り、相手のメンツを立てること。この作法は実は「世界共通」。
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笑顔をたやさず、相手の目をしっかり見て、感謝の気持ちをもって接すること
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相手の求めているモノを注意深く見極めること。
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正しく情報を整理し、簡潔に自然体で伝えること。
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情報や指示をキチンと整理する方法を身につけること。
そうすれば意見に反論されることなど、実はめったにないのです。
7W4Hを整理して、情報や指示を正確に伝えるために
この表をまず紙に印刷して、机の前に貼り出してみてください。
それからメールを書き出すなり、電話をするなり、会話を始めるなり、コミュニケーションをしてみましょう。特に外国人、文化・習慣の異なる人、年代・世代間ギャップの解消にも極めて有効です。
この表を活用することで、自分でも気づかなかったこと、情報や手順に抜け漏れがなく、正確に伝わることでしょう。
はてなブログ今週のお題でもある「人生変わった瞬間」を味わえるはずです。
さっそく試してみてください。次回は7W4Hの本当の効果と真髄をテーマに「伝えること」の本質に迫ってみます。どうぞご期待ください。
- なぜ私の指示が正確に伝わらないのか?